Analicemos la cantidad de actores que intervienen en las operaciones de comercio exterior, estos pueden ser: compradores, importadores, proveedores, exportadores, transportistas, navieras, agentes aduanales, empresas de carga, almacenes, terminales, aseguradoras, entre otros. Cada uno de éstos representa un eslabón en la cadena logística.

            Es evidente que mientas más larga sea la cadena mayor podría ser el riesgo, debido a que la mercancía en una frase, “se va pasando de mano en mano”, puede haber diversas clases de problemas, por mencionar algunos ejemplos: que la mercancía no llegue a tiempo, que los costos sean mayores a los presupuestados, que no se tenga claro si un proveedor ya nos surtió una orden de compra de forma completa o parcial,  si se debe solicitar alguna otra documentación a fin de aplicar preferencias arancelarias o también pueden generarse complicaciones de pagos a los propios actores de la cadena logística precisamente por el mismo descontrol.

            Adicionalmente existen controles que la legislación indica que deben estar automatizados, como son: la administración y control de inventarios (Anexo 24 RGCE) en el caso de empresas IMMEX, y del control de cuentas de crédito y garantías (Anexo 31 RGCE) en el caso de empresas certificadas IVA e IEPS.

            Podemos darnos cuenta de que se requiere control en la gestión de las operaciones de comercio exterior, para esto recomendamos que se haga uso de las TIC´s (Tecnologías de la información y la comunicación).

            Hoy en día es difícil pensar que con el volumen de información que debemos manejar, se pueda llevar a cabo de manera correcta y eficaz el control de la gestión operativa de forma manual. Incluso la evolución en la aplicación de la tecnología la hemos visto por parte del gobierno, tenemos por ejemplo la VUCEM (Ventanilla Única de Comercio Exterior Mexicano) e incluso podríamos recordar como ha evolucionado el despacho aduanero de las mercancías, hoy es un despacho aduanero electrónico, sin papeles, todo es por medio de interfaces, esto agiliza los procesos y disminuye tiempo y riesgos.

            El control de gestión dentro de las organizaciones nos impulsa a buscar la automatización, pero no de forma aislada, sino como cadena de suministro. Si nos referimos a procesos de importación, existen formas de tener controlado el proceso desde que nace la necesidad de la empresa, pasando por la compra, entrega del material, traslado del mismo del punto de origen a la aduana de entrada, despacho de importación, traslado al lugar de destino e ingreso del material. Todo esto puede ser de forma automatizada, con la menor intervención de los recursos humanos, además existen sistemas que inclusive van contabilizando cada parte del proceso. De la misma forma si nos referimos a los procesos de exportación y por supuesto a los controles de inventarios así como, el control de cuentas y garantías comentados con anterioridad.

            El erogar recursos económicos en la automatización para el control de la gestión, finalmente es una inversión que se recuperará en el tiempo. Por otro lado, debemos establecer métricas (KPI´s) para cada uno de los participantes de la cadena y los sistemas deben ser capaces de obtener los resultados de manera sencilla.

            Recordemos que lo que no se mide, no se puede cambiar o mejorar. Una vez que se tienen los indicadores, se pueden tomar decisiones que ayuden inclusive a disminuir más los costos, podemos poner el ejemplo de los inventarios, cuando no existe una adecuada administración en el flujo de la cadena de suministro, las empresas tienden a subir el nivel de inventarios para evitar el riesgo de no cumplir con alguna entrega o detener alguno de sus procesos productivos. En cambio si tenemos claros los tiempos, las organizaciones tienen oportunidad de abatir costos por el hecho de evitar los sobre inventarios en sus almacenes.

            Si detectamos áreas de oportunidad en el traslado de los materiales, se tienen argumentos sólidos para solicitar mejoras a los transportistas o forwarders. Lo mismo aplica para otros actores de la cadena como lo son los agentes aduanales, es necesario que estén preparados técnica y operativamente, pero también debemos de cuidar que cumplan con las métricas establecidas.

            Las empresas pueden determinar sus necesidades o pueden buscar apoyo en empresas especializadas que puedan realizar un diagnóstico general de los diversos procesos que se llevan a cabo en la cadena de suministro, con el objetivo de ofrecer soluciones tanto digitales como técnicas y operativas. Es importante destacar que un aspecto fundamental es que se opere dentro del marco legal, por ello es importante conocer la normativa vigente. Nuestra firma puede brindar estos servicios de forma integral.

No pasar desapercibido lo que prevé el artículo 1 de la Ley Aduanera, en cuanto a su objeto y a quiénes son los obligados al cumplimiento de esa Ley y de otras disposiciones,  que regula la entrada al territorio nacional y la salida del mismo de mercancías y de los medios en que se transportan o conducen, el despacho aduanero y los hechos o actos que deriven de éste o de dicha entrada o salida de mercancías, hoy mediante la utilización del sistema electrónico aduanero,  y que a la vez dispone que están obligados al cumplimiento de esas disposiciones quienes introducen mercancías al territorio nacional o las extraen del mismo, ya sean sus propietarios, poseedores, tenedores, consignatarios, destinatarios, remitentes, apoderados, agentes aduanales, agencias aduanales o cualesquiera personas que tengan intervención en la introducción, extracción, custodia, almacenaje, manejo y tenencia de las mercancías o en los hechos o actos mencionados.

Con respecto a los recursos humanos que intervienen en la cadena de suministro, podemos considerar que son lo más valioso de cada organización, por tal motivo el que dejen de hacer ciertas tareas por el hecho de que estén automatizadas no implica que el desarrollo de sus actividades, no sea de suma relevancia, por ello debemos considerar que otro rubro en el que se recomienda invertir es en su capacitación y desarrollo.

            Podemos concluir diciendo que la automatización, capacitación, indicadores y trabajar bajo el marco de la ley puede ayudar a crecer a las organizaciones y por ende a la economía del país.

TRONCOSO & TRONCOSO CONSULTORES EN COMERCIO EXTERIOR Y ADUANAS, S.C.