Para desarrollar de manera eficiente el proceso logístico dentro de las organizaciones, se requiere ejecutar una secuencia de actividades que inician con la denominada planeación logística. En ella se busca identificar los distintos factores y elementos que influyen en el establecimiento de las estrategias y en el logro de los objetivos que se plantean en una empresa para un periodo de tiempo determinado.

Una vez definido el periodo que abarcará la planeación -usualmente 5 años-, se definen los diferentes programas y las áreas responsables de su ejecución. El plan involucra la cuantificación de las metas para cada objetivo,  los recursos necesarios para llevarlos a cabo y los resultados que en cada caso se esperan, referidos a ejercicios anuales dentro del plan global.

Se involucran los supuestos estimados del crecimiento económico de los países o mercados donde se actúa. Las tasas esperadas de evolución del consumo, los índices de inflación y el comportamiento proyectado de los precios, entre algunos otros factores.

Usualmente se establecen dos tipos de planes: los estratégicos -a los que nos hemos referido- con una visión de largo plazo, y los operativos que determinan las actividades de la empresa en los horizontes de corto y mediano plazo.

Los planes así estructurados se deben comunicar a toda la organización a fin de que cada una de las áreas de la empresa y los colaboradores que las integran, estén alineados con los propósitos y estrategias que se persiguen. También es necesario sensibilizar a los proveedores y a los actores externos que forman parte de la cadena de suministro empresarial, a fin de que los esfuerzos desplegados se enfoquen hacia alcanzar los resultados planteados.

Por ello resulta indispensable que se establezcan las metas en cantidad y en el tiempo en que se esperan lograr, así como los recursos que en cada caso están en juego, ya sea de costo o de ingreso.

Entre los factores relevantes se encuentran los pronósticos del mercado; la definición del tipo de cadena de suministro que se busca implementar, ya sea una cadena push (aquella que produce con base en estimaciones de consumo) o bien una cadena pull (producción basada en pedidos de los clientes); el calendario y volumen de producción; la disponibilidad y adquisición de abastecimientos; el sistema de distribución de productos y las estrategias de venta y penetración de mercados, entre otros.

En administración se afirma que “lo que no se puede medir, no se puede controlar y lo que no se controla, no puede ser gestionado y menos mejorado”. En ese sentido, es necesario desarrollar los denominados Indicadores Clave de Desempeño (KPI´s por sus siglas en inglés) para cada una de las metas esperadas y un sistema que permita su medición objetiva y oportuna. Un indicador entonces, es una magnitud que expresa el comportamiento o desempeño de un proceso, el cual al compararse con algún nivel de referencia, permite detectar desviaciones positivas o negativas.

También puede ser una conexión entre dos medidas relacionadas entre sí, que muestran la proporción de la una con la otra. El trabajar con indicadores exige disponer de todo un sistema que comprenda desde el registro de datos de la ocurrencia del hecho, hasta la retroalimentación de las decisiones que permiten mejorar los procesos.

Por ello, los KPI´s deben mostrar de manera clara y cuantificable el avance periódico o bien los retrasos en los resultados contra lo planeado. Es entonces que los indicadores de gestión se convierten en los signos vitales de la organización, de tal suerte que su continuo monitoreo, permite identificar los diversos síntomas relacionados con las condiciones de las actividades en su desarrollo normal.

Se debe contar con un mínimo posible de indicadores que garanticen obtener información constante, real y precisa sobre aspectos como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, nivel de calidad, ejecución presupuestal e incidencia de la gestión, entre los más relevantes. Para medir el desempeño respecto de la calidad y productividad, los indicadores disponibles deben permitir interpretar en todo momento, las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas para la organización.

Sobre el particular, resulta relevante clarificar y precisar las condiciones necesarias para estructurar aquellos indicadores efectivamente útiles para el mejoramiento de las organizaciones:

Niveles de Referencia: El acto de medir se lleva a cabo con base en la comparación y para ello se necesita una referencia contra la cual evaluar el resultado del indicador correspondiente. Existen diversos niveles: el histórico, el estándar, el teórico, el que esperan los usuarios, los de la competencia, los que emanan de las políticas, los de consenso y los planificados.

Responsabilidad: Determina quién debe actuar de acuerdo con el comportamiento del indicador, respecto de las referencias establecidas.

Puntos de lectura e instrumentos: Define quién debe organizar las observaciones, definir las muestras y determinar con qué instrumentos se obtendrán.

Periodicidad: Establece la frecuencia con que deben realizarse las lecturas, ya sea diaria, semanal, mensual o algún otro periodo.

Sistema de Información: Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se muestren con agilidad y oportunidad, de tal manera que permitan la toma adecuada de decisiones con una rápida retroalimentación sobre las actividades.

Gestión del conocimiento: Es menester acumular el conocimiento generado por la experiencia en las actividades o procesos evaluados, a fin de poder describir los beneficios obtenidos por la implantación, monitoreo y control de los indicadores como herramientas para la mejora constante de los procesos en las organizaciones.

Escrito por: Sergio García