El despacho aduanero de las mercancías se lleva a cabo por medio de la transmisión de documentos por medios electrónicos a través del Sistema Electrónico Aduanero (SEA) y por lo tanto, los representantes de dicho despacho, así como los importadores y exportadores tienen por obligación el conservar los documentos electrónicos y/o digitales de cada una de las operaciones de comercio exterior que realicen, en un expediente electrónico como parte de la contabilidad establecida y prevista en el Código Fiscal de la Federación (CFF).

El Artículo 59 y 162 de la Ley Aduanera establece como una de las obligaciones para quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional, así como para los Agentes Aduanales; el formar un expediente electrónico con cada uno de los pedimentos, avisos consolidados o cualquier documento aduanero del que se trate, el cual deberá contener el formato en el que fue transmitido, así como sus anexos y, además, sus acuses electrónicos.

Por otro lado, y en el mismo sentido, el Código Fiscal de la Federación (CFF) determina la obligación de conservar una contabilidad a disposición de las autoridades fiscales, durante un plazo de cinco años contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron haberse presentado. De igual forma hace mención a los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, los cuales deberán conservarse de acuerdo con las reglas de carácter general que emite el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

¿Qué debe contener el expediente electrónico?

El expediente electrónico es un conjunto de documentos electrónicos y digitales transmitidos para las operaciones de comercio exterior realizadas por el contribuyente.

En el expediente deberán figurar únicamente los documentos electrónicos si así se hubieran generado; o digitales si fueron transmitidos por un e-document y como se menciono con anterioridad, deberá contener los acuses electrónicos que se generaron al momento de realizar la transmisión, por ejemplo: el archivo de validación del pedimento y los acuses de digitalización de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCEM) para los anexos a pedimento y para el CDFI en caso de las exportaciones a las que corresponda, junto con el complemento de comercio exterior.

Respecto a lo anterior, es justamente en la Ley Aduanera, en sus artículos 36 y 36-A, que se especifican los documento electrónicos o digitales que se deberán transmitir como anexos al pedimento y sus acuses generados a través del Sistema Electrónico Aduanero (SEA).

Estos son los siguientes:

• La relativa al valor de la mercancía, contenidos en el comprobante fiscal, digital o documento equivalente (COVE y/o CFDI, según corresponda).
• La contenida en el conocimiento de embarque, lista de empaque y demás documentos de transporte.
• La que compruebe el cumplimiento de RRNA´s.
• Las que determine el origen de las mercancías.
• La manifestación de valor[1].

En este sentido, en 2019, la autoridad determinó que los documentos electrónicos y digitales que deben formar parte del expediente son únicamente los que se encuentran declarados en los pedimentos.

Sin embargo y a pesar de las obligaciones previstas en la Ley, muchas empresas (contribuyentes) tuvieron problemas para recabar la información que exigía la normatividad de tal forma que fue importante, contar con sistemas para el almacenamiento de esta información, pero además también fue de suma importancia recuperar documentos y archivos perdidos.

¿Cómo puedes recuperar archivos para completar tu expediente de comercio exterior?

Debido a que hoy en día las plataformas digitales como la VUCEM permiten justamente el envío o transmisión de documentos para efectos de dar por cumplidas ciertas obligaciones, pero además para las solicitudes y trámites necesarios para el comercio exterior. Los archivos digitales podrán ser recuperados a través del Portal de la VUCEM con su firma electrónica y su RFC.

Para efectos de los pedimentos, será necesario tramitarlos a través de los Agentes Aduanales con el pago de derechos correspondiente y a través de su prevalidador. La Confederación de Asociaciones de Agentes Aduanales de la República Mexicana (CAAAREM) justamente cuenta con el mejor Prevalidador del mercado, el cual le permite recuperar archivos, hacer un tracking de las operaciones y un análisis y gestión de riesgo en cada una de ellas, y cuenta con otros aplicativos que le permiten regenerar ciertos archivos XML., para efectos de dar cumplimiento con los archivos y documentos que la Ley determina.

Es importante recalcar que si no se cumpliera con las obligaciones previstas en la Ley, la autoridad aduanera puede sancionar e incluso multar a los contribuyentes y/o representantes en despacho, es decir, a los propios Agentes Aduanales, razón por la que este expediente es de suma importancia para que los actores del comercio exterior mantengan en orden toda la documentación de sus operaciones de comercio exterior a fin de acreditar el cumplimiento de sus obligaciones fiscal-aduaneras en tiempo y forma.

---

[1] El 24 de junio 2019; la regla 1.5.1. estableció la obligación de transmitir a la autoridad aduanera a través de ventanilla digital la Manifestación de Valor, obligación que era exigible a partir del 15 de enero de 2020 hasta la última publicación de la Segunda Resolución de Modificaciones a las RGCE el 22 de noviembre de 2019, que ahora establece que dicha obligación será exigible hasta la publicación del formato “Manifestación de Valor” en el portal del SAT.