Como lo hemos comentado en artículos anteriores, la autoridad aduanera ha puesto en marcha diferentes proyectos referentes a la implementación tecnológica en las aduanas y en los procesos y trámites de comercio exterior, tales como el envío de información, validación de pedimentos, sistemas especializados diseñados para la simplificación y agilización de operaciones, entre otros.

Esta implementación tiene un impacto directo en los procesos para las operaciones de comercio exterior, así como en la reducción de tiempos y costos. En este sentido, la Administración General de Aduanas (AGA) desarrolló el Sistema Automatizado Aduanero Integral (SAAI), el cual concentra información de todas las operaciones que se realizan en las aduanas y que permite obtener un análisis de riesgo en las operaciones, un control estadístico, pero además establecer niveles de confiabilidad para los distintos actores del comercio exterior, tales como los Agentes Aduanales a quienes se les confiere el despacho aduanero de mercancías ante las aduanas.

El SAAI fue implementado en los años 90 con el fin de sistematizar la captura de información para la generación de estadísticas de comercio exterior y la optimización de la recaudación fiscal, así como para agilizar los procesos. Este sistema está diseñado bajo las constantes adecuaciones que la normatividad en materia de comercio exterior le demanda a través de toda la legislación aduanera y mediante este, se le permite a los importadores, exportadores Agentes Aduanales tener acceso a diferentes aplicaciones web para transmitir información, la declaración electrónica pedimentos y consultar el estado de las diferentes operaciones.

Este sistema ha tenido distintas modificaciones y mejoras en lo que va de su implementación, y actualmente el proyecto SAAI M3 es uno de los más ambiciosos ya que dentro de sus características encontramos: la actualización de catálogos, nuevos registros SAAAI normalizados, restructuración de la base de datos y la utilización de nuevas tecnologías. El pedimento anterior a esta implementación no capturaba todos los datos que se imprimían, ahora permite capturar más de 100 datos en el mismo y en cuanto a la base de datos solo contaba con 64 campos, por lo que se agregaron más.

De acuerdo con la Ley Aduanera, quienes importen o exporten mercancías están obligados a transmitir el pedimento e información anexa al pedimento al Sistema Electrónico Aduanero (SEA) dentro del cual se contemplan los procesos que se llevan a través del SAAI, es así que,  permite cumplir con todos los lineamientos establecidos para el despacho de las mercancías.

¿Cómo funciona el proceso de transmisión y validación del pedimento?

La información referente a los pedimentos que se pretende validar y despachar ante las aduanas del Servicio de Administración Tributaria (SAT) es transmitida por los Agentes Aduanales a las entidades autorizadas para realizar la prevalidación, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 16-A de la Ley Aduanera, mediante los archivos de validación; que además puede incluir uno o más pedimentos. El prevalidador verifica que los archivos transmitidos cumplan con los criterios sintácticos, catalógicos, estructurales y normativos establecidos, en caso contrario, el agente aduanal o apoderado aduanal debe corregir y retransmitir la información errónea hasta obtener un resultado correcto en la prevalidación.

Los pedimentos correctos serán transmitidos por el prevalidador al Sistema Electrónico Aduanero (SEA) a través del Sistema Automatizado Aduanero Integral (SAAI) para su verificación en el Validador de Operaciones de Comercio Exterior (VOCE), conforme a los criterios de llenado mencionados y a las autorizaciones a nivel central.

El VOCE enviará el resultado de la verificación mediante el archivo de respuesta al prevalidador, en el cual se listan las firmas electrónicas asignadas por el VOCE a cada pedimento correcto y que actúan como acuses de recibo; así mismo y en el propio archivo se encuentra la Línea de Captura para el pago del pedimento una vez validado.

En caso de tener como resultado error, el archivo se deberá corregir y retransmitir hasta obtener la firma del pedimento. El nombre que identifica a un archivo de respuesta es el mismo que el de validación al que corresponde, sólo se diferencian por su terminación (.err).

Los archivos de validación están formados por registros de datos, los cuales a su vez son integrados por campos los cuales contienen información específica de las operaciones de comercio exterior.

Justamente y respecto a la información que se debe validar por la autoridad aduanera, se emiten los Lineamientos Técnicos de Registros VOCE-SAAI M3 que permiten dar claridad al proceso de transmisión de los archivos de validación en términos de lo previsto en la legislación. Al respecto, se han hecho diversas actualizaciones, la primera de ellas adicionó entre otras cosas, criterios para la declaración de cada registro y la estructura de archivos como el de respuesta, de alerta, confirmación de pago, desistimiento electrónico y de errores tales como: catalógicos, sintácticos, estructurales y normativos. Por otro lado, el pasado 04 de septiembre de 2020 se actualizaron a  la versión 8.6 que incluyó cinco campos en el registro 501 “Datos Generales” para los importes decrementables respecto a la nueva versión del VOCE, la cual se planteaba liberar primeramente en una fase “piloto” y después a nivel nacional.

Finalmente, es importante mencionar que la prevalidación de pedimentos juega un papel importante en la transmisión de los archivos de validación, de tal forma que puedas contar con una correcta validación y registro de datos en los mismos archivos para que una vez enviado a la autoridad aduanera el proceso de firma sea ágil y seguro. El prevalidador de CAAAREM, es justamente el único que cuenta con un servicio integral a través de una revisión exhaustiva y preventiva de los campos del pedimento, verificando el correcto llenado de los criterios establecidos, antes de la validación del SAT.

Escrito por Libertad Rivera